تقنية VoIP الحل البديل لخطوط الهاتف التقليدية في المنظمة

إذا كنت تفكر في توفير الكثير من المال الذي تصرفه منظمتك على فواتير الهاتف الباهظة، وكذلك الحصول على العديد من الخدمات التي من المستحيل أن تتوفر لك في بيئة الهاتف التقليدي، مثل أن يتمكن الموظفون لديك من العمل على الهاتف من أي مكان آخر، وكذلك عقد الاجتماعات عبر الفيديو بينهم وكذلك عرض تقارير دورية عن الاتصالات الهاتفية والمرئية في المنظمة وغيرها من الخدمات الرائعة، فتقنية VoIP قد تساعدك في الوصول إلى هدفك بسهولة.

ماذا نقصد بتقنيةالاتصال الهاتفي عبر الإنترنتVoIP ؟

هذه التقنية تعتبر وسيلة لربط المحادثات الصوتية عبر شبكة الإنترنت بنفس الرقم الهاتفي للمنظمة والمعتمد من شركة الاتصالات، لكن هي لا تعمل كما الوضع التقليدي الحالي في كثير من المنظمات عن طريق التوصيل الهاتفي، وبالتالي يُمكن عبر هذه التقنية ولأي عدد من الأشخاص متصلين سوياً بشبكة واحدة أن يتحادثوا هاتفيًا باستخدامها وبتكلفة منخفضة بشكل كبير.

إن هذه التقنية ستفيد كثيراً المنظمات التي تحتاج التواصل بين أفراد فريقها بشكل مستمر، وكذلك التواصل المستمر مع المستفيدين في الداخل أو الخارج. إذ أنها ستُغنيك تماماً عن الهاتف التقليدي.

 دعونا في الأسطر القادمة أن نتحدث قليلاً حول هذه التقنية :

1.      توفير التكلفة

– توفير التكلفة على المستخدمين:إن الاتصال عبر هذه التقنية يوفر الكثير من التكلفة وذلك بسبب أن ما يدفع مقابل هذه الخدمة يكون ثابتاً كاشتراك شهري ويكون الاتصال مفتوحاً على مدار الساعة. وتُعتبر تكلفة المكالمات الدولية عن طريق هذه التقنية الأرخص من أي وسيلة اتصال أخرى.

– توفير التكلفة على مزودي الخدمة:لأن هذه التقنية تعتمد على البرمجيات أكثر من اعتمادها على المعدات؛ مما يسهل عملية صيانتها، بالإضافة إلى أن المشاكل غالباً ما تكون معروفة والمعدات قليلة التلف فالتكلفة تكون أقل (من ممكن أن تكون تكلفة التركيب مرتفعة ولكن بعد ذلك تقل التكلفة) .

2.      المرونة

لا يحتاج مستخدم هذه الخدمة لأن يكون بمكان واحد فقط؛ بل من الممكن استخدامها بأي مكان وحتى في حالة السفر لدولة أخرى ويستمر استقبال المكالمات الداخلية كما لو كان بنفس البلد وبنفس التعرفة وذلك لاعتمادها على الشبكة (الإنترنت) .

السماح للمستخدمين بتركيب هواتفهم في أي مكان داخل المكتب، وذلك بتوصيل هواتفهم في أقرب فتحة للشبكة مع الاحتفاظ برقمهم الحالي. كما يمكن تحويل المكالمات إلى أي مكان في العالم نظراً لخصائص بروتوكول SIP .

3.      التدرجية

القدرة على النمو مع تزايد الاحتياجات فيمكن التوسع وزيادة خطوط جديدة بسهولة وذلك بشراء المعدات اللازمة (VoIP Phone) وتوصيلها بالشبكة بدون الحاجة إلى وصلات منفصلة أو عن طريق تثبيت البرنامج على الجهاز.

4.      الخدمات

تحتوي هذه الخدمة على جميع خدمات الهاتف العادي بالإضافة إلى خدمات أخرى مثل القدرة على المحادثات الجماعية – البريد الصوتي – إمكانية تخصيص النغمات – إمكانية الاحتفاظ وإضافة تفاصيل الأشخاص المتصل بهم – وإمكانية التحكم في الأرقام ممكن منع اتصال أو استقبال رقم معين – الاتصال المرئي بين المتصلين وغيرها.

5.      القياسية

تعتبر أنظمة الهواتف VoIP بمثابة أنظمة قياسية من الدرجة الأولي، إذ أن جميع أنظمة هواتف VoIP الحديثة تستخدم SIP كبروتوكول لها. ومعنى هذا أنك كثيراً ما ستستطيع استخدام أي هاتف SIP VOIP  أو أجهزة بوابة VoIP أو العكس ، فنظام الهاتف التقليدي يتطلب غالباً هواتف خاصة لاستخدام خصائص متقدمة، ووحدات فرعية خاصة لإضافة بعض المميزات.

6.      السهولة في الاستخدام

يسمح لك نظام الهاتف VoIP بسهولة إصلاح وضبط نظام الهاتف الخاص بك لوجود واجهة تعتمد على الرسوم التوضيحية GUI مما يسهل عملية التثبيت والتحكم في النظام وعرض التقارير، بينما أجهزة الهاتف الخاصة الأخرى غالبا ما يكون بها صعوبات في الاستخدام بسبب واجهاتها التي صممت في الغالب لكي يقوم المتخصص بتركيب واستخدام تلك الأجهزة.

7.      إمكانية دمج تقنيات الصوت والصورة والبيانات في آن واحد

إن استخدام تقنية الصوت عبر الإنترنت تتيح للمستخدمين استخدام جميع التطبيقات التي تتم على الإنترنت مثل العمل على أي برنامج أو استخدام الايميل بالإضافة للاتصالات حيث تستخدم نفس الشبكة للصوت والصورة والبيانات. وبهذه الطريقة يتيح للمستخدم توفير الجهد والمال بنفس الوقت.

8.      سهولة التواصل بين الفروع والمكاتب

إذا كانت لدى المنظمة فروع متناثرة في أرجاء الدولة أو العالم، فتتيح لك هذه التقنية سهولة تواصل الموظفين بين فروع مهما كانت المسافات بينها، وبتكلفة منخفضة بشكل كبير جداً، كما يستطيع أي موظف في أي فرع من فروع المنظمة الرد على أي هاتف لفروع المنظمة الأخرى بقليل من الصلاحيات، لأن النظام المركزي لهم واحد.

كيف تعمل تقنية  VoIP

تقوم تقنية VoIP بتحويل الإشارات التقليدية (Analog Signals) من الهاتف إلى إشارات رقمية (Digital Signals)؛ ويتم تقسيم هذه الإشارة إلى حزم بيانات، وتقوم باستخدام بروتوكول الإنترنت IP في إرسال هذه الحزم الرقمية عبر عدة مسارات في نفس شبكة البيانات المقدمة من شركة الاتصالات، وعند وصول هذه الحزم إلى الوجهة المحددة (المستقبل) تقوم بإعادة تجميع الحزم المرسلة لكي يتم سماعها بشكل واضح على عكس الاتصالات المعتادة، فهي تستخدم مساراً واحداً محدداً. وإذا كان الطرف الآخر (المستقبل) هاتفاً عادياً يتم تحويل الإشارة مرة أخرى إلى إشارات صوتية لكي يتم فهمها من المستقبل.

الخلاصــــــــــة

مما تقدم ذكره تتضح أهمية تقنية نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت وأنها تعتبر كحل بديل لشبكة الهواتف التقليدية، وذلك لمرونتها وانخفاض تكلفة الاتصال فها؛ وخصوصاً الدولية، ولأنها سهلة الاستخدام حيث أن واجهتها تستخدم طرق الإنترنت وما تقدمه من مميزات وخدمات إضافية تسهل على المستخدم أداء الاتصال بطريقة فعالة.

تجهيزات مؤتمرات الفيديو (Video Conferencing)

أصبحت معيارا في مجال الأعمال الصغيرة والكبيرة حول العالم ولكن ليس من دون سبب، حيث أن مؤتمرات الفيديو تسمح للأشخاص بالتكلّم وجها لوجه حتى إن كانوا في بلدان مختلفة حول العالم، اختيار نظام جيّد يمكن أن يساعد في إنشاء اتصالات بين الموظّفين، خدمة مستخدم أفضل وتحسين العلاقة بين الأشخاص المتحدّثين.

خيارات تجهيزات الفيديو للمؤتمرات أصبحت كثيرة وكل منها يمتلك ميّزة معيّنة يتفوّق بها عن غيره، لذلك تابع القراءة لتأخذ فكرة أفضل عن كيفية اختيار تجهيزات تناسب حاجتك.

قارن أسعار أجهزة Video Conferencing وقم بالشراء

الميزانية

الميزانية أمر هامّ جدّاً، لا يهم حجم شركتك فستكون قادراً على إيجاد التجهيزات لتناسب جميع الاحتياجات، فمع ميزانيّة منخفضة يجب عليك البحث عن الأدوات التي تكون قادرة على إنشاء مؤتمر من خلال الفيديو مجّاناً، أوجد برمجيّة بحدود ميزانيتك وحافظ على توقعاتك من المميزات التي ستحتاج إليها فعلى سبيل المثال لن تكون قادراً على الحصول على مؤتمر فيديو بدقّة عالية.

ميّزات مؤتمرات الفيديو

جنبا إلى جنب مع الميزانية، سوف تحتاج أيضا إلى الحصول على قائمة من الميزات التي لا يمكن الاستغناء عنها. فالميّزات المتقدّمة تأتي بسعر مرتفع، فإذا كنت ترغب باستعمال التجهيزات للتحدث مع مشارك واحد فلا حاجة لشراء أدوات تمكنك من التحدّث مع 20 مشارك في نفس الوقت، ففي هذه الحالة حساب على خدمة Skype سيكون أكثر من كافٍ.

تحدّث مع مزوّدي الخدمة عن متطلباتك

إذا كانت لديك فعلاً ميزانيّة محدّدة وقائمة بالخصائص التي تريدها، فالخطوة التالية التي يجب عليك فعلها هي التواصل مع بائع لتجهيزات مؤتمرات الفيديو، يجب عليك أن تكون صريحاً حول مكتبك وتوقعّاتك وهذا بدوره سيساعد البائع على تزويدك بنظام مناسب لمتطلباتك.

أنظمة الاتصالات الحديثة للفنادق

مما لاشك فيه أن نظام الاتصالات من الأنظمة الضرورية لكل فندق لدرجة أن بعض الدول تضع قوانين تحتم على الفنادق وضع تليفون في كل غرفة وذلك لدواعي الأمن و السلامة وقد كانت الأنظمة التليفونية مصدر دخل جيد للفنادق وذلك من خلال استخدام الضيوف للتليفونات وعمل المكالمات المحلية والدولية لدرجة أصبحت فيه عوائد الملكية ROI  لنظام الاتصالات في الفندق تكون أقل من سنة في بعض الفنادق ولكن الوضع تغير بعد انتشار الهواتف النقالة بحث أن نزلاء الفنادق أصبحوا يستخدمون تليفوناتهم الشخصية في كل اتصالاتهم لأن ذلك ربما أوفر لهم من استخدام تليفون الفندق وبالتالي اصبحت تكلفة  نظام الاتصالات يتحملها الفندق بدون عوائد مربحة ولكن مع ظهور جيل أنظمة الاتصالات عبر الانترنت غير الوضع وأعطي الفنادق امكانية تحقيق الربح من نظام الاتصالات مرة اخرى اذا كان هذا النظام مرن ويتمتع بمميزات وخدمات تثري تجربة اقامة النزلاء في الفندق وترفع من كفاءة العاملين ورفع انتاجيتهم  .

لذا نقوم في شركة بريميرتك للحلول المتكاملة بتوفير أنظمة اتصالات حديثة للفنادق والتي تعطي الفندق المرونة في العمل وسهولة التطوير بدون استبدال الكثير من الأجهزة وكذلك نظام الاتصالات المتكاملة والذي يوفر خدمة مميزة للنزلاء بحيث يمكنهم من استخدام رقمهم الداخلي في الفندق من اي مكان في الفندق عبر تطبيق على هاتفهم المحمول بكل مرونة.

فيما يلي المميزات التي يتيحها النظام للفنادق  :

يتميز نظام الاتصالات بمواصفات كثيرة ومتنوعة لتطبيقات الفنادق فهذا النظام متوافق تماما مع معظم انظمة أدارة الفنادق P.M.S أو Property Management Systems – ويتيح أجراء العمليات التالية من P.M.S 

 – تسجيل وصول النزلاء:  يكون التليفون مقفل في الغرفة ولا يمكن اجراء اي مكالمة خارجية منه و بمجرد تسجيل الضيف في الاستقبال وحجز الغرفة له يتم فتح التليفون والسماح للنزيل اجراء المكالمات المحلية والدولية حسب الامتيازات الممنوحة له من قبل موظف الاستقبال وكذلك بحجز أيضا بريد صوتي خاص للضيف – كل ذلك يتم اتوماتيكيا بمجرد تسجيل الضيف لدي الاستقبال 

 – تسجيل خروج النزلاء: عند مغادرة الضيف عن طريق نظام P.M.S فان هذا النظام يرسل رسالة Check out  مع رقم الغرفة الى نظام الاتصالات الذي يقوم بإغلاق جهاز الهاتف في الغرفة ومنع أي اتصال خارجي من الجهاز كذلك يقوم نظام الاتصالات بمسح صندق البريد الصوتي.

–  جدولة المكالمات لإيقاظ النزلاء: عند حاجة الضيف الى منبه لكي يصحو من النوم يستطيع عمل ذلك بضغط زرعلى التليفون حيث برد عليه جهاز اتوماتيكي ويطلب منه ادخال الوقت الذي يريد – وعند ذلك الوقت يرن التليفون الى ان يرفع السماعة الضيف حيث يسمع تذكير من جهاز الاتصال بان هذا هو الوقت الذي طلب ان يصحو من النوم و يعطيه خيار التحويل الى مطعم الفندق لايصال الفطور الى غرفته – او أغلاق السماعة 

–  الفواتير: النظام يقوم بعمل الحسابات لكل المكالمات التي أجريت من الغرفة واصدار فاتورة مفصلة بالمكالمات.

نسعى دائماً في شركـــــــــة بريميــــــرتـــــــك لتطوير أعمالكم والمساعدة في تحسين فرص الربح من خلال أفضل وسائل الاتصال

شرح نظام VoIP PBX : فوائده وأين يمكن استخدامه

نظام VOIP PBX هو نظام هاتفي مخصص لإدارة الأعمال وهو بشكل كبير مشابه لنظام PBX، والفرق بين النظامين هو استخدام نظام PBX التقليدي لشبكات المقاسم بينما يستخدم نظام VOIP PBX شبكة الشركة أو الشبكة الشبكات العريضة (WAN).

ويعرف النظام أيضا باسم IP PBX وهو قادر على التبديل بين المكالمات عبر الانترنت (VOIP) والمكالمات المحليّة (Local) والهواتف العادية كما هو الحال في نظام PBX ويمكن إعداد هذا النظام من خلال أجهزة أو برمجيّة معيّنة.

نظام PBX أصبح يعتمد بشكل كبير على تقنية VOIP

أنظمة الهاتف التقليدية أو نظام تقسيم الإِشارات (TDM) ونظام PBX تطور بشكل كبير وأصبحت تقنية إرسال الاتصالات الصوتية الرقمية هي الشائعة والأنظمة التقليدية بدأت بصهر نفسها ضمن شبكات VOIP، فإذا كانت شركتك تستخدم الهواتف التماثلية (Analog) فربّما لست وحيداً، حيث يتم استبدال هذه الوحدات بشكل سريع بأجهزة هجينة تجمع بين النظامين وهذه الأجهزة تمتلك نظام PBX والذي يعمل بشكل تماثليّ ومع نظام VOIP، وفائدة أخرى للأنظمة الهجينة هي توفيرها للنقود والتكاليف.

فوائد استخدام نظام VOIP PBX  بدلا من الأنظمة التقليدية

واحدة من أكبر الفوائد لنظام VoIP PBX هي الميزات التي ستحصل عليها من خلال التطبيق البرمجي الخاص به، وميّزة Last  Call والرنين في وقت واحد لعدة اتصالات على نفس الرقم لن يتمتّع بها أصحاب الأنظمة التماثلية.

عند استعمال هاتف بعنوان افتراضي (IP) فيمكن برمجته بطريقة تسمح باستقبال المكالمات الخارجيّة حيث تذهب المكالمة الأولى لهاتف خلوي بينما بقيّة المكالمات يتم توجيهها لبريد صوتيّ.

ومن الميّزات الأخرى التي يتمتع بها نظام VoIP PBX هي إمكانية إرسال نسخة من البريد الصوتي ضمن رسالة نصيّة أو بريد الكتروني.

ويمكن للمستخدمين أيضا إجراء محادثات فيديو مستخدمين الهاتف الخاص بالمكتب أو هاتف فيديو عند استعمال تقنية VoIP  فليس من الضروري وجود نظام خاص.

وهنالك أيضا ميزة تسمح للصوت بأن يندمج بالتطبيقات الأخرى، وكمثال على ذلك يمكن للموظف الوصول دائما للملاحظات المسجّلة من محادثة سابقة عندما يحتاج إليها بينما يتحدث إلى عميل ما.

بالاضافة الى تطبيقات للهواتف المحمولة والتي تبقيك على تواصل دائم مع زملاء العمل اينما كنت

والتقارير المفصلة لجميع المكالمات والمكالمات الفائتة والتي تساعدنا على المتابعة الصحيحة مع الزبائن

بالاضافة الى تسجيل المكالمات للموظفين وذلك لادارة الجودة وزيادة انتاجية الشركة

أين يمكنك استعمال نظام VoIP PBX

يمكنك استعمال نظام VoIP لتوفير المال أيضاً، حيث يمكنك استعماله بدلاً من الحاجة لانتظار فترة الصيانة الخاصّة بشركة الاتصالات لزيادة سعتها، بالإضافة إلى تقليل عد الأجهزة اللازمة.

كيف تختار هواتف VoIP المناسبة لاحتياجاتك

هواتف VOIP تم تصميمها لاستخدامها في عملية نقل الصوت عبر نظام بعنوان افتراضي (IP)، فهي تقوم بتحويل الصوت العادي في الهاتف إلى صيغة مناسبة ليتم إرسالها عبر الانترنت، وهي تقوم أيضاً بتحويل الصوت الوارد بشكل رقمي إلى مكالمة صوتية اعتيادية، فهاتف VOIP يساعدك في استخدام تقنية VOIP بدون استخدام الحاسب فكل ما يلزمك هو اتصال بشبكة الانترنت.

من النظرة الأولى، هاتف VOIP يشبه أي هاتف اعتيادي سواء كان سلكيّاً أم لاسلكيّاً مع التجهيزات المعتادة من مرسل الصوت عبر الأذن والفم، فيمكنك الحصول على جودة عالية من الصوت والتي تكون مماثلة بشكل كبير للتي تحصل عليها من القرص المضغوط، وتسمح بعض الهواتف أيضا بنقل المعلومات على شكل صور أثناء المكالمات وتلك تدعى بمكالمات الفيديو.

وإليك بعض النقاط التي يجب عليك التفكير بها قبل شراء هواتف VOIP

الميزانيّة

بالتأكيد ستكون الميّزات هي أول شيء تفكّر به عند بحثك عن هاتف VOIP ولكن يجب عليك مراعاة السعر والميزانيّة الخاصّة بك، قم بوضع قائمة من الأجهزة التي أنت بحاجتها، حجم فريقك بالإضافة لتوقّع مستقبلي إن كنت تخطط لزيادة عدد العاملين، فعندما تحصل على عدد معيّن لأرقام أجهزة الهاتف التي تريد الحصول عليه سيجب عليك التفكير بالمبلغ الكليّ الذي ستقوم بصرفه عليهم.

الاستخدام

بعدما حصلت على الميزانيّة المطلوبة يجب عليك أن تقرر نوع الهاتف الذي سوف تستثمر نقودك فيه فيمكنك اختيار نفس النموذج لجميع موظفيك أو اختيار النماذج والميزات بناء على احتياجاتهم ومتطلباتهم، فمن الممكن أنا تختار هاتفا بخطين اثنين لموظّف هو ليس بحاجة لاستعمال أكثر من خط واحدٍ للمكالمات الداخليّة أمّا الموظفّ الذي يتعامل مع عدد كبير من الخطوط فربّما يحتاج لهاتف بستة خطوط مع سمّاعة.

المرونة

قبل أن تشتري أخيرًا، اسأل نفسك إذا كانت الهواتف التي اخترتها ستكون مفيدة في المستقبل، ففي الأعمال التجارية المتنامية قد تذهب لهواتف المستوى المتوسط التي يمكن استخدامها مع نمو الأعمال التجارية من دون وضع عراقيل في الميزانية، إذا كنت منشأة تجارية قد تستثمر كذلك في الهواتف المرتفعة السعر لاستخدامها في المكالمات الجماعية والبريد الصوتي بالإضافة لاستعمالات متعدّدة.